Výběrové řízení | Administrátor/ka oddělení – plný úvazek

Pro naše vědecké oddělení hledáme proaktivního, komunikativního, samostatného a pečlivého člověka, který bude spolehlivou administrativní podporou vědeckým pracovníkům. Pokud máte zkušenosti v oblasti administrativy, láká Vás pestrá administrativní agenda v kombinaci s office managementem a administrací projektů, tato pozice je právě pro Vás! Čtěte dále o naší pozici

Administrátor/ka oddělení – plný úvazek

Náplň práce

• V rámci administrativní agendy budete:
  • poskytovat administrativní podporu vědeckým a odborným pracovníkům vědeckého oddělení a jeho vedoucímu
  • mít na starosti „office management“ – zajišťovat objednávky a nákupy materiálu a vybavení pro oddělení, spolupracovat při inventarizaci a správě majetku, pomáhat s organizací schůzek, rezervací místností, přípravě podkladů a zajištění zápisů aj.
  • vystupovat jako kontaktní osoba mezi vědeckými pracovníky a odděleními Technicko-hospodářské správy (THS) – Ekonomické oddělení, Personální oddělení, Správa budov
  • asistovat při zadávání docházky, cestovních příkazů
  • podporovat nové zaměstnance při zajištění administrativních kroků spojených s nástupem, vč. podpory zahraničních pracovníků, stážistů a zaměstnanců na DPP
  • usnadňovat zaměstnancům orientaci v interních předpisech, postupech a administrativní agendě
  • pracovat v systému Verso pro správu docházky, cestovních příkazů a objednávek
• V rámci projektové agendy budete:
  • poskytovat asistenci řešitelům projektů, např. nastavováním a průběžným monitoringem čerpání rozpočtů
  • zajišťovat povinnou publicitu
  • poskytovat administrativní podporu řešitelům projektů, evidovat korespondenci, průběžně archivovat projektovou dokumentaci, pomáhat s přípravou projektových materiálů aj.

Jaké zkušenosti, znalosti a dovednosti jsou pro nás důležité:

• ukončené SŠ vzdělání s maturitou (ideálně ekonomického směru)
• angličtina min. B2 slovem i písmem (důležitá pro komunikaci se zahraničními pracovníky i pro zpracování materiálů v AJ)
• prokázanou aktivní znalost práce s PC – nástroje MS Office, nástroje pro online komunikaci, zkušenost s docházkovým systémem, popř. dotačními informačními systémy poskytovatelů dotací (zejména ISKP) velkou výhodou
• výborné organizační schopnosti, pečlivost a schopnost samostatně řešit úkoly v souladu s potřebami členů týmu, požadavky projektů a pravidly organizace
• komunikativnost, samostatnost, proaktivní řešení úkolů, zodpovědnost, systematičnost, spolehlivost a pečlivost
• prokázané zkušenosti s administrativou a office managementem, orientace v oblasti administrací projektů výhodou
• aby pro Vás týmová spolupráce a dobrá atmosféra v týmu byla stejně tak důležitá, jako pro nás

Co nabízíme:

• práci ve stabilním zaměstnání vědecké výzkumné instituce
• plný úvazek (pozn. tato pozice je možná i na poloviční úvazek bez činností projektové agendy, s možností navýšení úvazku do budoucna)
• zajímavé finanční ohodnocení + roční finanční odměny
• klidné pracoviště v centru Prahy (u metra Malostranská) s možností flexibilního rozvržení pracovní doby
• pracovní poměr na dobu určitou 1 rok s možností prodloužení na dobu neurčitou
• podporu dalšího vzdělávání a osobního rozvoje, vč. jazykového vzdělávání
• 5 týdnů dovolené + 5 dnů zdravotního volna, měsíční příspěvek na stravování formou stravenkového paušálu, benefity ze sociálního fondu
• nástup: duben 2025 (nebo dle dohody)

Pokud Vás tato nabídka zaujala, zašlete nám, prosím, svůj motivační dopis a strukturovaný životopis na e-mailovou adresu: nabor@arup.cas.cz. Motivační dopis a životopis je nezbytnou podmínkou pro zařazení do výběrového řízení. Do motivačního dopisu uveďte Vaše relevantní zkušenosti v oblasti administrativy a projektového administrace a o jaký typ úvazku máte zájem.

Zasláním svého životopisu souhlasíte, že Vaše osobní data poskytnutá Archeologickému ústavu AV ČR, Praha, v. v. i. (ARÚ) budou zpracována v souladu s Obecným nařízením o ochraně osobních údajů (EU) 2016/679 a budou použita výhradně pro účely výběrového řízení na uvedenou pozici Administrátor/ka oddělení a uchovávány po dobu nezbytně nutnou, tj. po dobu výběrového řízení na pozici Administrátor/ka oddělení.